Polityka prywatności

Kto jest administratorem danych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest Polonia Iuris Sp. z o.o. - spółka prowadząca kancelarię i tę stronę.

Siedziba spółki: ul. Ignacego Mościckiego 6D/1, 05-080 Lipków. Spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001262196, NIP 1182335409, REGON 545558450, kapitał zakładowy 5 000 zł.

Kontakt w każdej sprawie dotyczącej danych: biuro@poloniaiuris.com, telefon +48 780 680 106 (Polska) lub +1 (412) 542 2576 (Stany Zjednoczone). Oba numery działają na WhatsApp.

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych. Wszystkie zgłoszenia w sprawie danych trafiają na powyższy adres e-mail i odpowiada na nie kancelaria.

Dane przetwarzamy na zasadach określonych w RODO oraz w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.). Zachowujemy je w poufności i zabezpieczamy przed dostępem osób nieupoważnionych.

Jakie dane zbieramy?

Strona nie zbiera danych w tle. Wszystko, co do nas trafia, podajesz sam - przez formularz albo pisząc bezpośrednio.

Formularz kontaktowy

Formularz ma pięć pól - imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, rodzaj sprawy wybierany z listy oraz opis sprawy (do 4000 znaków) - a także pole zgody, które trzeba zaznaczyć przed wysłaniem. Do wiadomości dołączamy automatycznie datę i godzinę wysłania oraz adres podstrony, z której formularz został wysłany; dzięki temu wiemy, o którą usługę chodzi, zanim jeszcze przeczytamy opis.

Formularz nie zapisuje niczego na serwerze. Strona nie ma bazy danych. Wypełniona treść trafia wyłącznie do wiadomości e-mail wysyłanej na biuro@poloniaiuris.com i od tej chwili żyje jak zwykła korespondencja w skrzynce kancelarii.

Zabezpieczenie przed spamem

Formularz chroni mechanizm Cloudflare Turnstile, który odróżnia człowieka od automatu. Podczas tej weryfikacji Twój adres IP i podstawowe informacje o przeglądarce trafiają do Cloudflare. Bez tego kroku formularz nie wyśle wiadomości.

Kontakt bezpośredni

Jeśli piszesz na nasz adres e-mail, dzwonisz albo odzywasz się przez WhatsApp, przetwarzamy dane, które przy tej okazji podasz - łącznie z treścią wiadomości.

Dane przekazywane w toku sprawy

Jeśli powierzysz nam sprawę, do jej prowadzenia potrzebujemy więcej niż tego, co mieści się w pierwszej wiadomości. Zależnie od rodzaju sprawy mogą to być:

• dane identyfikacyjne - imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwa firmy,
• dane kontaktowe - adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail,
• numery ewidencyjne - PESEL, NIP, REGON, numer dokumentu tożsamości,
• dane o zatrudnieniu i sytuacji majątkowej - jeżeli mają znaczenie dla sprawy,
• numer rachunku bankowego - do rozliczeń i do przekazania środków uzyskanych w sprawie,
• pozostałe dane przekazane przez Ciebie w toku sprawy, w tym zawarte w dokumentach.

O każdą z tych informacji prosimy dopiero wtedy, gdy jest w sprawie potrzebna, i wskazujemy wtedy bezpieczną drogę jej przekazania. Formularz kontaktowy ich nie zbiera.

Logi serwera

Serwer, na którym stoi strona, zapisuje standardowe logi dostępowe: adres IP, datę zapytania, adres podstrony i typ przeglądarki. Prowadzi je dostawca hostingu na potrzeby bezpieczeństwa i diagnostyki; nie łączymy ich z żadnymi innymi danymi i nie używamy do rozpoznawania odwiedzających.

W jakim celu i na jakiej podstawie je przetwarzamy?

• Odpowiedź na zapytanie i wstępne rozpoznanie sprawy - podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Prowadzenie sprawy po przyjęciu zlecenia - wykonanie umowy o obsługę prawną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Obowiązki wynikające z przepisów - rozliczenia podatkowe i księgowe oraz obowiązki nałożone na kancelarie prawne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Ochrona formularza przed spamem i bezpieczeństwo serwera - nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń - nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Sprawy, którymi się zajmujemy - spadkowe, rodzinne, majątkowe - bywają związane z danymi wrażliwymi: stanem zdrowia spadkodawcy, wyznaniem przy sprawach o nieważność małżeństwa kościelnego, orzeczeniami sądów. Takie dane przetwarzamy wtedy, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia, adresu e-mail lub telefonu oraz opisu sprawy nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na zapytanie.

Jak długo je przechowujemy?

• Zapytanie, które nie kończy się zleceniem - korespondencję usuwamy po 12 miesiącach od ostatniej wiadomości. Klienci często wracają do sprawy po kilku miesiącach, a wcześniejsza wymiana zdań oszczędza im tłumaczenia wszystkiego od nowa.
• Sprawa prowadzona przez kancelarię - przez czas jej trwania, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń związanych z umową oraz przez okres, przez jaki przepisy nakazują przechowywać akta sprawy.
• Dokumenty rozliczeniowe - 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Logi serwera - przez okres stosowany przez dostawcę hostingu; nie mamy w nich własnego interesu i nie kopiujemy ich do siebie.

Kto ma do nich dostęp?

W kancelarii - prawnicy i osoby współpracujące, którym dane są potrzebne do prowadzenia Twojej sprawy. Wszyscy są zobowiązani do zachowania tajemnicy zawodowej.

Poza kancelarią dane mogą trafić do:

• dostawcy hostingu (LH.pl, Polska) - na jego serwerach stoi strona i skrzynka pocztowa kancelarii,
• Cloudflare - obsługuje weryfikację antyspamową formularza,
• Google - wyłącznie pomiar opisany niżej i dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody,
• Meta - w zakresie piksela opisanego niżej, ale dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody na pomiar,
• biura rachunkowego - w zakresie rozliczeń,
• sądów, urzędów i innych organów - gdy wymaga tego przepis albo prowadzenie Twojej sprawy.

Nie sprzedajemy danych. Poza pomiarem ruchu opisanym niżej, który działa wyłącznie za Twoją zgodą i który możesz w każdej chwili wyłączyć, nikomu nie przekazujemy danych w celach marketingowych.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Cloudflare, Google i Meta to firmy amerykańskie i część przetwarzania może odbywać się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie opiera się wtedy na mechanizmach przewidzianych w rozdziale V RODO - decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzulach umownych.

Jeśli mieszkasz w Stanach Zjednoczonych, warto wiedzieć jedno: sprawa toczy się w Polsce i tam też przetwarzamy dane z nią związane. Sama korespondencja z Tobą przechodzi przez Twojego dostawcę poczty w USA - na jego zasady nie mamy wpływu.

Pliki cookies i pomiary

Używamy Google Analytics 4 - narzędzia, które pokazuje nam, które strony są czytane i skąd trafiają na nie odwiedzający. Zapisuje ono w Twojej przeglądarce pliki cookies z losowo nadanym numerem. Nie ma w nich Twojego imienia, nazwiska ani adresu e-mail, ale w rozumieniu RODO są to dane osobowe, bo pozwalają rozpoznać tę samą przeglądarkę przy kolejnej wizycie.

Dopóki nie wyrazisz zgody, Twoja przeglądarka nie łączy się z Google Analytics w ogóle. Skrypt pomiarowy nie jest wczytywany z góry - wczytuje się dopiero po kliknięciu „Zgadzam się” na pasku, który pokazuje się przy pierwszej wizycie. Jeśli wybierzesz „Nie zgadzam się”, nie dowiadujemy się o Twojej wizycie niczego.

Podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Możesz ją wycofać w każdej chwili i bez podawania powodu; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które odbyło się wcześniej.

Zmień decyzję o pomiarze ruchu

Odbiorcą danych z pomiaru jest Google Ireland Limited, a dane mogą trafiać do Stanów Zjednoczonych, gdzie Google prowadzi część swojej infrastruktury. Przekazanie opiera się na decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo na standardowych klauzulach umownych - zależnie od tego, na którym mechanizmie opiera się w danym momencie Google. Na sposób przetwarzania danych po stronie Google nie mamy wpływu.

Twoja decyzja zapisywana jest w pamięci Twojej przeglądarki (mechanizm localStorage, klucz o nazwie pi-zgoda-analityka). To jedyna rzecz, jaką strona zapisuje niezależnie od zgody - bez tego zapisu musielibyśmy pytać Cię o zdanie przy każdym otwarciu strony. Wyczyszczenie danych przeglądarki kasuje ten zapis i pasek pojawi się ponownie.

Używamy również piksela Meta - narzędzia firmy stojącej za Facebookiem i Instagramem. Pokazuje nam, która z naszych reklam przyprowadziła odwiedzającego na tę stronę, i pozwala wyświetlić kolejną reklamę osobie, która już tu była. Tak samo jak Google Analytics, nie wczytuje się, dopóki nie wyrazisz zgody: do tego czasu Twoja przeglądarka w ogóle nie łączy się z Meta.

Piksel przesyła adres otwartej strony, czas, techniczne informacje o przeglądarce oraz identyfikator zapisany w pliku cookie. Jeśli w tej samej przeglądarce jesteś zalogowany na Facebooku lub Instagramie, Meta może powiązać te informacje z Twoim kontem. Nie przekazujemy Meta Twojego imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu ani niczego, co wpisujesz w formularzu kontaktowym.

Odbiorcą danych jest Meta Platforms Ireland Limited, a dane mogą trafić do Stanów Zjednoczonych, gdzie Meta prowadzi część swojej infrastruktury. Przekazanie opiera się na mechanizmach z rozdziału V RODO. Podstawą prawną po naszej stronie jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); pasek obejmuje oba narzędzia łącznie, a zgodę możesz wycofać w każdej chwili przyciskiem powyżej.

Nie łączymy pomiarów ruchu z danymi, które podajesz w formularzu kontaktowym.

Dwa dalsze elementy strony łączą się z serwerami zewnętrznymi niezależnie od Twojej decyzji o pomiarze:

• Cloudflare Turnstile - mechanizm antyspamowy przy formularzu. Do przeprowadzenia weryfikacji może zapisać w Twojej przeglądarce informacje techniczne.

W klasyfikacji stosowanej powszechnie w politykach prywatności pliki cookies dzieli się na wydajnościowe - zbierające informacje o sposobie korzystania ze strony - oraz funkcjonalne, zapisujące ustawienia użytkownika. Na tej stronie występują wyłącznie wydajnościowe, zakładane przez Google Analytics po wyrażeniu przez Ciebie zgody, oraz techniczne pliki mechanizmu Cloudflare Turnstile. Nie stosujemy cookies reklamowych ani służących do budowania profilu na potrzeby marketingu.

Zapisanymi plikami możesz zarządzać samodzielnie w ustawieniach przeglądarki - przejrzeć je, skasować albo zablokować z góry. Blokada nie utrudnia korzystania ze strony.

Nie prowadzimy newslettera i nie wysyłamy wiadomości marketingowych. Odzywamy się wyłącznie w odpowiedzi na Twoje zapytanie albo w prowadzonej dla Ciebie sprawie.

Jakie masz prawa?

W odniesieniu do swoich danych masz prawo:

• dostępu do nich i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• uzyskania informacji o źródle, z którego pochodzą Twoje dane, jeżeli nie otrzymaliśmy ich od Ciebie,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych do innego administratora,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w każdej chwili - bez wpływu na to, co zrobiliśmy przed jej cofnięciem.

Tajemnica zawodowa ogranicza część z tych praw. Prawnik nie może ujawnić ani usunąć informacji objętych tajemnicą, nawet na żądanie osoby, której dotyczą - dotyczy to zwłaszcza akt spraw prowadzonych dla innych klientów. Jeśli takie ograniczenie wystąpi w Twojej sprawie, wyjaśnimy je w odpowiedzi na Twoje zgłoszenie.

Masz też prawo wnieść skargę do polskiego organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl. To urząd właściwy w sprawach ochrony danych osobowych w Polsce; skargę można złożyć również zza granicy.

Czy podejmujemy decyzje automatycznie?

Nie. Nie profilujemy nikogo i nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany - ocenę sprawy przeprowadza prawnik, czytając to, co napisałeś. Jedynym automatem na tej stronie jest mechanizm odróżniający człowieka od bota przy wysyłce formularza, a jego wynik decyduje wyłącznie o tym, czy wiadomość zostanie wysłana.

Jak się z nami skontaktować w sprawie danych?

Napisz na biuro@poloniaiuris.com albo zadzwoń pod +48 780 680 106 (Polska) lub +1 (412) 542 2576 (Stany Zjednoczone). Oba numery działają na WhatsApp, co bywa wygodniejsze przy różnicy czasu między Stanami a Polską.

Na zgłoszenia dotyczące danych odpowiadamy w ciągu miesiąca. Jeśli sprawa okaże się złożona, uprzedzimy o dłuższym terminie, zanim ten miesiąc upłynie.

Adres do korespondencji pisemnej: Polonia Iuris Sp. z o.o., ul. Ignacego Mościckiego 6D/1, 05-080 Lipków, Polska.

Zmiany tej polityki

Jeśli zmienimy sposób działania strony - dodamy narzędzie analityczne, zmienimy dostawcę poczty - zaktualizujemy ten dokument i zmienimy datę podaną na początku. Nie zawiadamiamy o zmianach osobno, więc przy kolejnym kontakcie warto zerknąć na tę datę.

Kontakt przez tę stronę nie tworzy relacji adwokat-klient. Powstaje ona dopiero po pisemnym potwierdzeniu zlecenia. Niniejsza polityka opisuje sposób przetwarzania danych osobowych i nie stanowi porady prawnej.