Poradnik
Firma w Polsce prowadzona z drugiego kontynentu
Jaką formę wybrać, jak założyć spółkę bez przyjazdu, na co uważać w umowach i co sprawdzić, zanim zainwestujesz.
Spis treści
Polonijne przedsięwzięcia w Polsce mają zwykle jeden z trzech początków: chęć zainwestowania w kraju, z którego pochodzi rodzina; propozycja od krewnego lub znajomego, który „ma pomysł i potrzebuje wspólnika”; albo potrzeba obsługi klientów w Europie. Każdy z nich prowadzi do tego samego pytania, którym warto zająć się zanim popłyną pieniądze: w jakiej formie prowadzić działalność i za co odpowiadam własnym majątkiem.
Najważniejsze informacje
- Forma prawna decyduje o odpowiedzialności. To najważniejszy wybór na starcie i najdroższy do poprawiania później.
- Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można założyć i prowadzić przez pełnomocnika, bez przyjazdu do Polski.
- Do rejestracji i do bieżącej obsługi potrzebne bywa narzędzie do podpisu elektronicznego - o tym warto pomyśleć od razu.
- Przed zakupem udziałów albo nieruchomości sprawdza się stan prawny i zobowiązania. To jest tańsze niż spór po transakcji.
- Wspólnik mniejszościowy nie jest chroniony automatycznie - ochronę buduje się w umowie spółki.
Jaką formę działalności wybrać?
Dwa najczęstsze warianty dla osoby mieszkającej w Stanach to jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Różnica, która przesądza o wyborze, dotyczy odpowiedzialności. Przy działalności jednoosobowej za zobowiązania odpowiadasz całym swoim majątkiem - także tym w Stanach. W spółce z o.o. za zobowiązania odpowiada spółka, a wspólnik ryzykuje co do zasady wniesionym wkładem.
Najpopularniejsza w Polsce forma spółki kapitałowej. Ma osobowość prawną, własny majątek i odpowiada za swoje zobowiązania. Wspólnicy nie odpowiadają za długi spółki własnym majątkiem - inaczej niż członkowie zarządu, którzy w określonych sytuacjach mogą odpowiadać osobiście, na przykład gdy nie zgłoszą w porę wniosku o upadłość.
To rozróżnienie między wspólnikiem a członkiem zarządu jest kluczowe i najczęściej pomijane. Jeśli planujesz sam zasiadać w zarządzie, mieszkając w Stanach, warto z góry ustalić, jak będziesz wykonywać obowiązki zarządcze i kto będzie odpowiadał za bieżące sprawy w Polsce. Osobną kwestią są skutki podatkowe - po stronie polskiej omawiamy je z doradcą podatkowym, a po amerykańskiej ocenia je Twój doradca w USA.
Jak założyć spółkę, nie będąc w Polsce?
Są dwie ścieżki. Pierwsza to zawiązanie spółki w formie aktu notarialnego - u notariusza może stawić się Twój pełnomocnik na podstawie pełnomocnictwa. Druga to rejestracja przez system teleinformatyczny, szybsza i tańsza, ale oparta na wzorcu umowy, którego nie da się dowolnie zmieniać, i wymagająca narzędzia do podpisu elektronicznego.
Wybór zależy od tego, czego oczekujesz od umowy spółki. Wzorzec wystarczy przy prostej strukturze z jednym wspólnikiem. Jeżeli wspólników jest kilku, planujecie różne udziały w zysku, uprzywilejowanie głosu albo ograniczenia w zbywaniu udziałów - potrzebna jest umowa napisana od podstaw, a więc droga notarialna.
Po zawiązaniu spółki następuje rejestracja w rejestrze przedsiębiorców, zgłoszenia podatkowe, otwarcie rachunku bankowego oraz zgłoszenie do rejestru beneficjentów rzeczywistych. Ten ostatni obowiązek bywa pomijany przez zagranicznych wspólników i wiąże się z sankcjami, dlatego pilnujemy go automatycznie.
Na co uważać w umowach z polskim kontrahentem?
Najczęstszy błąd polega na podpisaniu umowy przetłumaczonej z angielskiego wzorca, bez sprawdzenia, czy jej postanowienia w ogóle działają w polskim prawie. Część klauzul znanych z obrotu amerykańskiego nie wywołuje w Polsce zamierzonego skutku, a niektóre zapisy są nieskuteczne z mocy prawa.
Trzy rzeczy sprawdzamy zawsze. Po pierwsze, kto podpisuje: czy osoba figuruje w rejestrze jako uprawniona do reprezentacji i czy nie jest wymagana reprezentacja łączna. Po drugie, prawo właściwe i sąd właściwy - wygrana przed sądem w Polsce jest zwykle dużo łatwiejsza do wyegzekwowania wobec polskiego kontrahenta niż wyrok amerykański. Po trzecie, zabezpieczenia płatności: zaliczka, kary umowne, weksel, poddanie się egzekucji w akcie notarialnym.
Co sprawdzić przed zakupem udziałów?
Kupując udziały, kupujesz spółkę razem z jej przeszłością - w tym z zobowiązaniami, o których sprzedający mógł nie wspomnieć. Badanie stanu prawnego obejmuje zwykle: aktualny odpis z rejestru i historię zmian, umowę spółki i uchwały, tytuły prawne do majątku, umowy z kluczowymi kontrahentami i pracownikami, zaległości publicznoprawne oraz toczące się postępowania sądowe i egzekucyjne.
Klient z Kalifornii miał kupić udziały w spółce prowadzącej pensjonat, ustalając cenę na podstawie wyceny nieruchomości. Badanie wykazało, że nieruchomość jest obciążona hipoteką na rzecz banku, a spółka ma zaległości wobec ZUS z tytułu składek. Transakcja doszła do skutku, ale przy cenie niższej o wartość zobowiązań i z zabezpieczeniem części ceny do czasu ich uregulowania.
Jak zabezpieczyć się jako wspólnik mniejszościowy?
To scenariusz częsty w przedsięwzięciach rodzinnych: Ty wnosisz kapitał, krewny w Polsce prowadzi biznes na miejscu, a udziały dzielicie w proporcji, która wydaje się sprawiedliwa. Problem w tym, że przy standardowej umowie spółki wspólnik mniejszościowy ma niewielki wpływ na decyzje, w tym na wypłatę zysku.
Ochronę buduje się w umowie spółki, a nie w ustnych ustaleniach. Typowe narzędzia to: wymóg zgody wszystkich wspólników albo kwalifikowanej większości dla określonych czynności, uprzywilejowanie udziałów co do głosu lub dywidendy, prawo powołania członka zarządu, ograniczenia zbywania udziałów, zasady wyjścia ze spółki i zasady rozstrzygania sporów. Wpisanie tego na starcie kosztuje niewiele; dopisanie później wymaga zgody drugiej strony, której zwykle już nie ma.
Co się dzieje, gdy dojdzie do sporu ze wspólnikiem?
Spory w spółkach polonijnych mają swoją specyfikę: zwykle są jednocześnie sporami rodzinnymi, a druga strona jest na miejscu i ma dostęp do dokumentów, podczas gdy Ty jesteś osiem tysięcy kilometrów dalej. Dlatego pierwszym krokiem jest zabezpieczenie informacji - wspólnik ma prawo kontroli i wglądu w dokumenty spółki, i warto z niego skorzystać, zanim spór eskaluje.
Dalej wchodzą w grę narzędzia zależne od sytuacji: zaskarżanie uchwał, żądanie wypłaty zysku, dochodzenie naprawienia szkody wyrządzonej spółce, a w skrajnych przypadkach wyłączenie wspólnika albo rozwiązanie spółki. Wszystkie te postępowania prowadzimy w Polsce; Twoja obecność zwykle nie jest konieczna, a udział sprowadza się do dokumentów i pełnomocnictwa.
Ten tekst ma charakter informacyjny i przedstawia ogólne zasady. Nie jest poradą prawną dotyczącą konkretnej sprawy - rozwiązanie zależy od dokumentów i okoliczności, dlatego przed podjęciem decyzji warto skonsultować sytuację indywidualnie.
